Workspace konfigurieren

Beginne mit der Einrichtung der wichtigsten Elemente deines HelpSpace-Arbeitsbereichs, wie:

1. Wähle deine Sprache

2. Erstelle Benutzer

3. Erstelle Teams

4. Konfiguriere Tags

5. Füge jedem Channel eine Signatur hinzu

6. Aktiviere die automatische Antwort für jeden Channel

Dies optimiert deinen Support-Prozess, verbessert die Teamzusammenarbeit und steigert das Kundenerlebnis. Passe deinen Arbeitsbereich so an, dass er bestmöglich zu deinen Geschäftsanforderungen passt.

1. Wählen Sie Ihre Sprache

Um deine bevorzugte Sprache auszuwählen, klickst du oben rechts auf Ihr Profilsymbol und wählst Dein Profil aus. Im Feld Sprache kannst du aus verschiedenen Sprachen wählen, wie:

• Englisch

• Deutsch

• Französisch

• Italienisch

• Niederländisch

• Polnisch

• Portugiesisch

• Spanisch

• Chinesisch

2. Benutzer anlegen

Erstelle für alle aus deinem Support-Team einen Benutzer, um effektiv zusammenzuarbeiten.

• Gehe zu Einstellungen → Benutzer

• Klicke auf Benutzer anlegen in der oberen linken Ecke.

• Es wird ein Dialog angezeigt, in dem du die Details des Benutzers eingibst

  • Vollständiger Name

  • Benutzername

  • E-Mail

  • Kennwort

  • Rollen
    Du kannst mehrere Rollen auswählen, und die damit verbundenen Rechte werden kumulativ hinzugefügt.

    Rolle	Superadmin	Admin	Team Agent	Autor
    Tickets	✔	✔	✔	nein
    Docs	✔	✔	nein	✔
    Tasks	✔	✔	optional *	optional *
    Reports	✔	✔	nein	nein
    Einstellungen	✔	✔	nein	nein
    Fakturierung	✔	nein	nein	nein

    * Optional: wenn ein Benutzer Mitglied eines Task-Boards ist.

    Die Rolle Superadmin wird dem Benutzer, der den Arbeitsbereich erstellt, bei der Anmeldung automatisch zugewiesen und kann nicht geändert werden.

3. Teams erstellen

Der nächste Schritt in diesem Prozess besteht darin, Teams zu erstellen. Dieser Schritt ist zwar optional, kann dir aber die Arbeit erleichtern, wenn du in verschiedenen Gruppen arbeitest.

Gehe dazu zu den Einstellungen → Teams und klicke oben links auf die Schaltfläche „Team erstellen“. Ein neues Dialogfenster erscheint, in dem du den Namen des Teams eingeben und die Teammitglieder auswählen kannst.

In den Benutzereinstellungen kannst du einem Benutzer die Rolle „Teamagent“ zuweisen und mehrere Teams auswählen, in denen der Agent Tickets sehen und bearbeiten kann.

Im Bereich „Ticket“ kannst du einem bestimmten Team ein Ticket zuweisen. Die Teams werden in der linken Ticketleise angezeigt, sodass du leicht erkennst, welches Team welche Tickets aktuell zugewiesen hat.

4. Tags konfigurieren

Du kannst Tags verwenden, um Tickets, Aufgaben, Docs-Artikel und Kontakte zu kategorisieren, sodass du sie leicht einordnen kannst. Durch das Erstellen von Tags kannst du etwa Tickets schneller identifizieren und filtern.

Um Tags zu erstellen, navigiere zu Einstellungen → Tags und klicke oben links auf die Schaltfläche „Tag erstellen“. Ein Dialogfeld erscheint, in dem du den Namen des Tags eingeben, den Einsatzbereich (Tickets, Aufgaben, Dokumente oder Alle Funktionen) auswählen und eine Farbe für das Tag festlegen kannst.

5. Füge jedem Channel eine Signatur hinzu

Du kannst für jeden Channel eine Signatur hinzufügen, die automatisch zu jeder ausgehenden Nachricht hinzugefügt wird. Dadurch müssen Benutzer nicht jedes Mal, wenn er auf ein Ticket antworten, manuell eine Signatur eingeben, was Zeit spart.

Um eine Signatur zu erstellen, navigiere zu Einstellungen → Channel. Wähle den Channel aus, dem du eine Signatur hinzufügen möchtest, und klicke auf die Schaltfläche „Signatur bearbeiten“.

Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem du deine Signatur aktivieren und erstellen kannst. Du kannst Platzhalter für Namen, E-Mail, Telefonnummer usw. verwenden. Das hilft, die Konsistenz und Professionalität deiner Kommunikation mit Kunden sicherzustellen.

Du kannst entscheiden, ob HelpSpace deine Signatur zur E-Mail hinzufügt, wenn sie gesendet wird, oder ob sie bereits im Editor erscheint, wenn du eine Nachricht verfasst.

6. Schalte die automatische Antwort auf einen Channel ein

Du kannst für jeden Channel eine automatische Antwort einrichten, die automatisch eine Antwort sendet, sobald ein neues Ticket eingeht.

Um eine automatische Antwort zu erstellen, navigiere zu Einstellungen → Channels. Wähle dann den Channel aus, dem du eine automatische Antwort hinzufügen möchtest, und klicke auf die Schaltfläche Auto-Antwort bearbeiten.

Es erscheint ein Dialogfenster, in dem du die automatische Antwort aktivieren und anpassen kannst. Du kannst Platzhalter wie den Namen des Kunden, die Ticket-ID und den Betreff verwenden, um eine konsistente und professionelle Kommunikation mit Kunden zu gewährleisten.

Sobald du die Ersteinrichtung abgeschlossen hast, kannst du loslegen! 🚀