Jeden Tag entstehen viele Aufgaben, die von dir oder deinem Team erledigt werden müssen. Das können interne To-dos, Support-Fälle, Produktanpassungen, technische Rückfragen, Vertriebsaktivitäten oder wiederkehrende Prozesse sein.
Mit den Tasks in HelpSpace behält dein Team den Überblick: Aufgaben können erstellt, zugewiesen, priorisiert, mit Fälligkeitsdaten versehen und Schritt für Schritt bearbeitet werden. So bleibt sichtbar, wer woran arbeitet, welche Aufgaben noch offen sind und was bereits erledigt wurde.
Interne Aufgaben und externe Kundenkommunikation
In HelpSpace sind Tickets und Tasks klar voneinander getrennt:
Tickets sind für die externe Kommunikation mit Kunden gedacht. Hier beantwortest du Kundenanfragen, schreibst Nachrichten, dokumentierst den Verlauf und hältst den direkten Kontakt zum Kunden.
Tasks sind für die interne Zusammenarbeit im Team gedacht. Hier organisiert ihr Aufgaben, besprecht interne Schritte, verteilt Verantwortlichkeiten und dokumentiert den Fortschritt, ohne dass der Kunde diese interne Kommunikation sieht.
Das ist besonders hilfreich, wenn eine Kundenanfrage intern weiterbearbeitet werden muss. Der Kunde kommuniziert weiterhin über das Ticket, während dein Team die notwendigen Arbeitsschritte intern über Tasks koordiniert.
Aufgaben direkt aus Tickets erstellen
Ein großer Vorteil von HelpSpace ist, dass Aufgaben direkt aus einem Ticket heraus erstellt werden können. Das ist besonders hilfreich, wenn eine Kundenanfrage nicht nur vom Support beantwortet werden kann, sondern mehrere Personen oder Abteilungen beteiligt sind.
Beispiel:
Ein Kunde meldet ein Problem oder hat eine spezielle Anfrage. Daraus können verschiedene Aufgaben entstehen:
Die Buchhaltung erstellt eine Gutschrift.
Das Produktteam prüft eine Verbesserung.
Das Marketing aktualisiert eine Webseite oder Dokumentation.
Der Support bleibt mit dem Kunden in Kontakt.
So bleiben alle Arbeitsschritte zentral mit dem ursprünglichen Ticket verbunden. Dein Team sieht jederzeit, welche Aufgaben zur Kundenanfrage gehören und wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist.
Mehrere Tickets mit einer Aufgabe verbinden
Eine Aufgabe kann auch mit mehreren Tickets verknüpft werden. Das ist besonders nützlich, wenn mehrere Kunden dasselbe Problem melden oder denselben Wunsch äußern.
So erkennt dein Team schneller, ob es sich um ein häufiges Problem, einen wiederkehrenden Fehler oder eine wichtige Produktanforderung handelt. Statt mehrere einzelne Vorgänge getrennt zu bearbeiten, kann eine zentrale Aufgabe erstellt und mit allen relevanten Tickets verbunden werden.
Task-Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben
Für wiederkehrende Abläufe kannst du in HelpSpace Task-Vorlagen erstellen. Damit lassen sich Aufgaben schneller und einheitlicher anlegen.
Das ist besonders hilfreich für Prozesse, die regelmäßig ähnlich ablaufen, zum Beispiel:
Onboarding neuer Kunden
interne Freigabeprozesse
technische Prüfungen
Rückerstattungen oder Gutschriften
Produkt- oder Feature-Anfragen
wiederkehrende Support-Workflows
Eine Task-Vorlage kann bereits wichtige Informationen enthalten, etwa Titel, Beschreibung, Zuständigkeiten, Unteraufgaben oder weitere Vorgaben. Dadurch muss dein Team nicht jedes Mal von vorn beginnen und arbeitet nach einem klaren, wiederholbaren Prozess.
Aufgaben automatisch aus Vorlagen erstellen
Task-Vorlagen können auch mit Regeln kombiniert werden. Dadurch lassen sich Automationen erstellen, die automatisch eine Aufgabe aus einer Vorlage erzeugen.
Beispiel:
Wenn ein neues Ticket mit einem bestimmten Betreff eingeht, kann HelpSpace automatisch eine passende Aufgabe aus einer Vorlage erstellen. So kann zum Beispiel bei einem neuen Onboarding-Ticket automatisch eine Onboarding-Aufgabe erzeugt werden.
Das spart Zeit, reduziert manuelle Arbeit und sorgt dafür, dass wichtige Schritte nicht vergessen werden.
Bereiche für Aufgaben: Global und Board
In HelpSpace sind Aufgaben in zwei Bereiche unterteilt: Global und Board.
Global
Der Bereich Global ist ein offener Aufgabenbereich, auf den alle Nutzer Zugriff haben. Er eignet sich für allgemeine Aufgaben, die für das gesamte Team sichtbar sein sollen.
Globale Aufgaben haben zwei einfache Status:
Offen
Erledigt
Sie werden als Liste angezeigt und eignen sich besonders für unkomplizierte To-dos oder teamübergreifende Aufgaben.
Board
Ein Board ist ein geschlossener Aufgabenbereich, auf den nur eingeladene Nutzer Zugriff haben. Boards eignen sich besonders für strukturierte Workflows, Projekte oder Aufgabenbereiche, die nur für bestimmte Teams sichtbar sein sollen.
Ein Board kann individuelle Status haben, die vom Administrator erstellt werden. Dadurch kann der Arbeitsprozess flexibel an dein Team angepasst werden, zum Beispiel:
Neu
In Bearbeitung
Warten auf Rückmeldung
In Prüfung
Erledigt
Boards können entweder als Kanban-Board oder als Liste angezeigt werden. Nutzer, die nicht zum Board eingeladen wurden, haben keinen Zugriff auf diese Aufgaben.
Zusammenfassung
Mit HelpSpace Tasks organisiert dein Team interne und kundenbezogene Aufgaben an einem zentralen Ort. Während Tickets für die externe Kommunikation mit Kunden genutzt werden, dienen Tasks der internen Zusammenarbeit im Team.
Aufgaben können direkt aus Tickets erstellt, mit mehreren Tickets verbunden, über Boards strukturiert und mithilfe von Vorlagen schneller angelegt werden. Durch Regeln und Automationen können wiederkehrende Aufgaben sogar automatisch aus Vorlagen erstellt werden. So arbeitet dein Team effizienter, transparenter und vergisst keine wichtigen Schritte.
