HelpSpace ist eine leichtgängige und benutzerfreundliche Helpdesk-Anwendung, die deinen Support-Prozess optimiert. Unser Onboarding-Prozess ist so konzipiert, dass er schnell und effizient ist, sodass du unsere Plattform mit minimaler Einrichtungszeit nutzen kannst.
Mit den folgenden einfachen Schritten kannst du HelpSpace im Handumdrehen einrichten und nutzen. So kannst du deinen Supportprozess optimieren und die Effizienz deines Teams steigern.
Schritt 1: Channels
Channels sind die verschiedenen Methoden, über die deine Kunden in HelpSpace mit dir kommunizieren können. Jeder Channel ermöglicht sowohl das Empfangen als auch das Senden von Nachrichten.
Der Channel bei unseren Kunden ist eine E-Mail-Adresse wie support@deine-domaene.de. Es ist möglich, je nach Abonnement mehrere E-Mail-Channels mit unterschiedlichen Adressen einzurichten, um deine unterschiedlichen Anforderungen abzubilden. Auf diese Weise kannst du deine Kundenkommunikation effektiv segmentieren und verwalten.
Wie richte ich einen E-Mail-Kanal ein
Schritt 2: Workspace-Konfiguration
Um deinen HelpSpace Workspace zu optimieren, ist es wichtig, einige wesentliche Elemente einzurichten. Dazu gehören anpassbare Funktionen wie:
Wähle deine Sprache
Erstelle Benutzer und Teams
Konfiguriere Tags (Stichwörter), die an vielen Stellen wie Tickets, Aufgaben, Dokumenten, Artikeln und Kontakten verwendet werden
Füge deinem Kanal eine Signatur und eine automatische Antwort hinzu
Wenn du dir die Zeit nimmst, diese Grundlagen einzurichten, kannst du deinen Supportprozess optimieren, die Zusammenarbeit im Team verbessern und das allgemeine Kundenerlebnis steigern. Nimm dir also einen Moment Zeit, um dich mit den verfügbaren Optionen vertraut zu machen und deinen Arbeitsbereich so anzupassen, dass er deinen Geschäftsanforderungen am besten entspricht.
Wie konfiguriere ich den Arbeitsbereich
Schritt 3: Tickets
Um die Kundenkommunikation effektiv zu verwalten, ist es entscheidend, zu verstehen, wie Tickets in HelpSpace funktionieren. Teste das System, indem du eine E-Mail an deine HelpSpace Workspace sendest. Sobald die E-Mail eingeht, wird automatisch ein Ticket erstellt. Probiere, auf das Ticket zu antworten und nutze die verschiedenen Formatierungsoptionen wie das Hinzufügen von Bildern oder Anhängen.
Du kannst Tickets auch bestimmten Teammitgliedern zuweisen, den Ticketstatus ändern oder Tags hinzufügen, um die Organisation zu verbessern. Viele Nutzer finden die Quick Reply besonders hilfreich, da du damit vorgefertigte Textbausteine erstellen und in Nachrichten einfügen kannst. Das spart Zeit und optimiert die Kommunikation.
Schritt 4: Docs
Sobald du ein gutes Verständnis für die Funktionsweise von Tickets in HelpSpace hast, kannst du deine Nutzung auf die nächste Stufe bringen. Erstelle eine Wissensdatenbank — eine Funktion, mit der du informative Websites für deine Kunden sowie interne Dokumentationen, Support-Seiten, Handbücher und sogar Blogs erstellen kannst.
Die Funktion kann unabhängig vom Ticketsystem genutzt werden. Das bietet dir eine großartige Möglichkeit, deinen Kunden Self-Service-Optionen zu bieten oder wichtige Informationen mit deinem Team zu teilen. Sie können auch als Wissensdatenbank dienen, in der häufig gestellte Fragen (FAQ), Anleitungen und andere hilfreiche Informationen gespeichert werden.
Das Erstellen von Docs-Seiten ist einfach und intuitiv. Es hilft dir, die Kundenzufriedenheit zu steigern und den Arbeitsablauf deines Teams zu optimieren. Starte noch heute mit der Erstellung von Wissensdatenbanken und entdecke, wie dein Unternehmen davon profitieren kann.
Wie erstelle ich Self-Service-Websites
Falls du Hilfe bei der Einrichtung deines HelpSpace-Kontos benötigst, kontaktiere uns gerne. Wir sind da, um dich zu unterstützen und eine reibungslose Einführung sicherzustellen.
Wenn du HelpSpace bisher nicht ausprobiert hast, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt dafür. Starte eine kostenlose Testphase und entdecke die Vorteile unserer leistungsstarken Helpdesk-Lösung.
